La Ley 2155 de 2021, mediante la modificación de los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario (“ET”), introdujo una serie de cambios al antiguo régimen de beneficiarios efectivos con el fin de ajustarse a las recomendaciones del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI). Esta reforma reemplazó la definición de Beneficiario Efectivo por la de Beneficiario Final y creó el Registro Único de Beneficiarios Finales (“RUB”) y el Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (“SIESPJ”). Los artículos 631-5 y 631-6 del Estatuto Tributario fueron reglamentados por la DIAN a través de la Resolución No. 164 del 27 de diciembre de 2021, la cual empezó a regir a partir del 15 de enero del 2022. La Resolución 37 del 17 de marzo de 2022 de la DIAN extendió los plazos para el reporte de la información.

A. Definición de Beneficiario Final

El artículo 631-5 del Estatuto Tributario define como beneficiarios finales como la(s) persona(s) natural(es) que finalmente posee(n) controla(n) a un cliente y/o la persona natural, en cuyo nombre se realiza una transacción, y también la(s) persona(s) natural(es) que ejerzan el control efectivo y/o final, directa o indirectamente, sobre una persona jurídica o una estructura sin personería jurídica.

Este mismo artículo establece que:

1. Son beneficiarios finales de la persona jurídica las siguientes:
1. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, se titular, directa o indirectamente, del 5% o más del capital o derechos de voto de una persona jurídica; y/o se beneficie en 5% o más de los activos, rendimientos o utilidades de una persona jurídica; y
2. Persona natural que, actuando individual o conjuntamente, ejerza control sobre la persona jurídica por cualquier otro medio diferente al establecido anteriormente; o
3. Cuando no se identifique ninguna persona natural en los términos antes mencionados, deberá identificarse aquella persona que ostente el cargo de representante legal, salvo que exista una persona que ostente mayor autoridad frente a las funciones de gestión o dirección de la persona jurídica.
2. Son beneficiarios finales de una estructura sin personería jurídica las siguientes:
1. Fiduciante(s), fideicomitente(s), constituyente(s) o posición similar o equivalente;
2. Fiduciario(s) o posición similar o equivalente;
3. Comité fiduciario, comité financiero o posición similar o equivalente;
4. Fideicomisario(s), beneficiario(s), o beneficiario(s) condicionado(s); y
5. Cualquier otra persona natural que ejerza el control efectivo y/o final, o que tenga derecho a gozar y/o disponer de los activos, beneficios, resultados o utilidades.

La Resolución No. 164 del 27 de diciembre de 2021 establece las definiciones de beneficiario condicionado, beneficiario conjunto, control, control efectivo y/o control final, equivalente funcional, estructuras sin personería jurídica o similares, titularidad directa e indirecta.

B. Obligados a suministrar información en el RUB

1. Sociedades y entidades nacionales con/sin ánimo de lucro de conformidad con lo establecido en el artículo 12-1 del ET, incluyendo las listadas en una o más bolsa de valores.
2. Establecimientos permanentes, según lo establecido en el 20-1 del ET;
3. Estructuras sin personería jurídica o similares en cualquier de los siguientes casos:
1. Aquellas creadas o administradas en Colombia.
2. Las que se rijan por ley colombiana.
3. Las que su fiduciario o posición similar/equivalente sea una persona jurídica nacional o persona natural residente fiscal en Colombia.
4. Personas jurídicas extranjeras, cuando la totalidad de su inversión en la República de Colombia no se efectúe en personas jurídicas, establecimientos permanentes y/o estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a suministrar información en el RUB de acuerdo con los anteriores numerales.

Se exceptúan del deber de inscripción y suministro de información en el RUB:

1. Entidades, establecimientos u organismo públicos, entidades descentralizadas y sociedades nacionales en las que el cien por ciento (100%) de su participación sea público.
2. Embajadas, misiones diplomáticas, oficinas consulares, organizaciones u organismos internacionales acreditados por el Gobierno Nacional.

C. Oportunidad para suministrar la información en el RUB

De manera previa al suministro de la información, las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares obligadas a inscribirse en el RUT deberán actualizar el mismo incluyendo la responsabilidad “Informante de Beneficiarios Finales”.

1. Registro inicial

Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares constituidas o creadas antes del 30 septiembre de 2022, deberán efectuar el suministro inicial de la información en el RUB a más tardar el 31 de diciembre de 2022.

Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares constituidas o creadas a partir del 30 de septiembre de 2022, deberán efectuar el suministro inicial de la información en el RUB a más tardar dentro de los 2 meses siguientes a la inscripción en el Registro Único Tributario (RUT) o a la inscripción en el SIESPJ.

2. Actualizaciones

La actualización de la información reportada en el RUB debe realizarse determinando si al primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre de cada año hubo modificaciones. En caso de haber modificaciones, se actualizará la información dentro del mes siguiente, contado a partir del primer día de los meses de enero, abril, julio y octubre, según corresponda.

D. Contenido del RUB

En términos generales, los obligados a suministrar información en el RUB deberán indicar la siguiente información respecto de cada uno de sus beneficiarios finales:

1. Tipo de documento.
2. Número de identificación y país de expedición.
3. Número de Identificación Tributaria - NIT o equivalente funcional y país de expedición.
4. Nombres y apellidos.
5. Fecha y país de nacimiento.
6. País de nacionalidad.
7. Ubicación: país de residencia, departamento/estado, ciudad, dirección, código postal, correo electrónico.
8. Criterios de determinación de beneficiario final.
9. Porcentaje de participación de la persona jurídica.
10. Porcentaje de beneficio en los rendimientos, resultados o utilidades de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similar.
11. Fecha desde la cual tiene calidad de beneficiario final o existe la condición.
12. Fecha desde la cual deja de tener la calidad de beneficiario final o existe la condición.

E. Desvinculación de beneficiarios finales

La desvinculación de los beneficiarios finales de las entidades que sean liquidadas o finalizadas procederá de oficio una vez se cancele el RUT en los términos del Decreto 1625 de 2016 o se incluya una fecha de terminación en el SIESPJ.

F. Sistema de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (SIESPJ)

Aquellas estructuras sin personería jurídica o similares que no se encuentren obligadas a obtener RUT, deberán inscribirse en el SIESPJ, mecanismo de identificación mediante el cual DIAN le asigna un Número de Identificación de Estructuras Sin Personería Jurídica (NIESPJ) y permite el reporte de los beneficiarios finales en el RUB.

El NIT global de las estructuras sin personería jurídica o similares no puede ser utilizado para suministrar la información en el RUB.

G. Oportunidad para inscribirse y reportar actualizaciones en el SIESPJ

Los administradores, gestor o representante de las estructuras sin personería jurídica o similares deberán realizar la inscripción y/o actualizaciones en el SIESPJ, y el cargue de los documentos soporte, para lo cual es necesario que el administrador haya actualizado su RUT previamente, para incluir el código “Administradores de Estructuras Sin Personería Jurídica”.

Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas con anterioridad al 30 de septiembre de 2022 que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT, deberán inscribirse en el SIESPJ a más tardar el 31 de diciembre de 2022.

Las estructuras sin personería jurídica o similares creadas con posterioridad al 30 de septiembre 2022 que no se encuentren obligadas a inscribirse en el RUT, deberán inscribirse en el SIESPJ a más tardar dentro del mes siguiente a su creación.

Las estructuras sin personería jurídica o similares deberán actualizar la información suministrada en el SIESPJ ante cualquier modificación de esta dentro del mes siguiente al hecho que genera la actualización.

H. Debida Diligencia, Conservación de Información y Sanciones

Las personas jurídicas, estructuras sin personería jurídica o similares tienen la obligación de identificar, obtener, conservar, suministrar y actualizar en el RUB la información solicitada en la mencionada Resolución.

El deber de debida diligencia corresponde al deber de efectuar todos los actos necesarios para la identificación de beneficiarios finales, así como la demás información solicitada en la resolución y el conocimiento de la cadena de propiedad y control de la persona jurídica, estructura sin personería jurídica o similares.

En el evento de no ser posible la identificación de los Beneficiarios Finales, se recomienda contar con todos los documentos soporte que acrediten el proceso de debida diligencia realizado; adicionalmente, en el reporte se deberá indicar las razones que impidieron obtener el nombre de los beneficiarios finales.

Los obligados a suministrar información en el RUB deberán conservar la información suministrada y la debida diligencia realizada por un término de 5 años contados a partir del 1 de enero del año siguiente en que se suministra, mantiene, actualiza o elimina la información del RUB; en el caso de liquidación de la entidad, los 5 años se contarán a partir de 1º de enero del año siguiente a la liquidación.

Cuando el obligado a suministrar información en el RUB no la suministre, la suministre de manera errónea o incompleta o no la actualice, será sancionado con clausura de establecimiento, si no se actualiza la información con multa de una (1) UVT por día de retardo y si se reportan datos falsos, incompletos o equivocados, la sanción corresponde a 100 UVT (artículo 658-3 del ET).

Cuando la administración tributaria solicite información relativa a la debida diligencia y no se suministre, o no se suministre a tiempo o sea errónea, será sancionado conforme lo establecido en el artículo 651 del ET.

En caso de que se suministre información falsa, los obligados a suministrarla podrán ser objeto de sanciones civiles y/o penales.