La Circular Externa No. 001 fue expedida el 8 de noviembre del 2016, y menciona que las personas naturales, entidades de naturaleza pública distintas de las sociedades de economía mixta y personas jurídicas de naturaleza privada que no están inscritas en las cámaras de comercio que actúen como Responsables del tratamiento de datos personales deben inscribirse en el Registro Nacional de Bases de Datos a más tardar el 30 de junio del 2018.

¿Qué información se debe registrar?

Por cada base de datos, debe registrarse la siguiente información:

1. La cantidad de titulares por cada base de datos.
2. La información detallada de los canales o medios que se tienen previstos para atender a los titulares.
3. Los tipos de datos personales contenidos en las bases de datos.
4. La ubicación física de las bases de datos.
5. Los datos de identificación y ubicación de los encargados del tratamiento, de ser el caso.
6. Las medidas de seguridad implementadas para garantizar la seguridad de la base de datos.
7. La forma de obtención de los datos.
8. La forma de tratamiento de los datos.
9. Información sobre la transferencia y transmisión internacional de las bases de datos.
10. Información relacionada con la autorización de los titulares de los datos para ser procesados.
11.  La política de tratamiento de datos personales tanto del responsable como de los encargados del tratamiento.

¿Cuáles son las consecuencias de no realizar el registro?

La Superintendencia de Industria y Comercio puede sancionar el incumplimiento de las obligaciones en materia de protección de datos personales a través de:

1. Multas de hasta 2,000 salarios mínimos mensuales legales vigentes.
2. Suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos por un término de hasta 6 meses.
3. Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el tratamiento de datos.
4. Cierre inmediato y definitivo de la operación relacionada con el tratamiento de datos.

Para mayor información o asistencia en este tema, por favor no dude en contactarnos.